Bạn muốn làm bảng theo dõi, nhắc nhở ngày sinh nhật hoặc số ngày cần nhắc nhở nào đó trên Excel. Bảng này sẽ giúp thống kê và nhắc nhở trong khoảng thời gian mà bạn thiết lập, từ đó lên kế hoạch tổ chức sinh nhật hoặc gửi lời chúc mừng tới họ.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách theo dõi, tạo thông báo sinh nhật trong Excel.
- Bước 1: Chúng ta chuẩn bị bảng dữ liệu Excel. Phần ngày sinh bạn để định dạng ngày
- Bước 2: Tại ô nhắc ngày sinh nhật, chúng ta sẽ tiến hành nhập công thức để tính số ngày sinh nhật sắp tới của từng người.
Bạn nhập công thức dưới đây > Enter
=IF((DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(C3),DAY(C3))-TODAY())>0,DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(C3),DAY(C3))-TODAY(),365+(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(C3),DAY(C3))-TODAY()))
Chúng ta sẽ tiến hành kết hợp các hàm trong Excel, bao gồm hàm IF trong Excel để trả về giá trị thỏa mãn điều kiện, hàm DATE để trả về giá trị ngày, hàm TODAY để dùng ngày hiện tại, hàm YEAR để lấy năm, hàm MONTH dùng để lấy tháng và hàm DAY dùng để lấy ngày.
- Bước 3: Ngay sau đó bạn sẽ thấy số ngày sinh nhật sắp tới của người đó > kéo xuống những ô còn lại là được
Lưu ý nếu trong ô kết quả hiện báo lỗi #VALUE Excel thì bạn cần kiểm tra lại định dạng ngày tháng trong phần ngày sinh của từng người.
Và đây là kết quả sau khi kéo công thức xuống những ô còn lại
- Bước 4: Tiếp đến chúng ta sẽ đánh dấu những người sắp tới sinh nhật trong tháng để có kế hoạch chuẩn bị.
Bạn bôi đen cột nhắc ngày sinh nhật rồi nhấn lên công cụ Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Less Than.
- Bước 5: Xuất hiện bảng LESS THAN > ô Format cells that are bạn nhập 30 để lấy mốc ( tùy theo nhu cầu có thể nhập số khác ) nhắc sinh nhật trong vòng 1 tháng > Phần with chọn kiểu làm nổi bật ô. Nhấn biểu tượng mũi tên để chọn các kiểu gồm:
1. Light Red Fill with Dark Red Text: Nền ô màu đỏ nhạt và chữ màu đỏ đậm.
2. Yellow Fill with Dark Yellow Text: Nền ô màu vàng và chữ màu vàng đậm.
3. Green Fill with Dark Green Text: Nền ô màu xanh lá cây và chữ màu xanh lá cây đậm
4. Light Red Fill: Nền ô màu đỏ.
5. Red Text: Chữ màu đỏ.
6. Red Border: Viền màu đỏ.
7. Custom Format: Định dạng theo tùy chọn.
Xong bấm OK để lưu lại.
- Bước 6: Kết quả những ô nhỏ hơn hơn 30 sẽ được tô mau như bên dưới, nghĩa là trong tháng đó có sinh nhật.
Chúc các bạn thành công!