Nhiều doanh nghiệp tạo các bảng tính cho một công việc cụ thể rồi sau đó phân phối chúng cho những bộ phận khác nhau. Phổ biến nhất là việc lập ngân sách. Bộ phận kế toán tạo ra một khuôn mẫu ngân sách chung, và mỗi bộ phận trong công ty phải điền vào đó, xong gửi về lại. Những loại bảng tính tương tự như thế này mà bạn thường thấy là những bảng tính về việc kiểm kê, dự đoán doanh số, khảo sát dữ liệu, kết quả thử nghiệm, v.v...
Phần khó là khi các bảng tính này được trả về bộ phận ban đầu, và tất cả các dữ liệu mới sẽ được tổng hợp thành một báo cáo, trình bày tổng con số của toàn công ty. Tác vụ này được gọi là tổng hợp dữ liệu và thường không phải là chuyện dễ dàng, nhất là các bảng tính lớn. Tuy nhiên, như bạn sẽ thấy sau đây, Excel có một số tính năng mạnh mẽ nhằm giúp bạn thực hiện công việc khó khăn này.
Excel có thể tổng hợp dữ liệu bằng cách sử dụng một trong những phương pháp sau đây:
1. Tổng hợp theo vị trí
Với phương pháp này, Excel tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính bằng cách sử dụng các tọa độ dãy giống nhau trên mỗi bảng tính. Bạn sử dụng phương pháp này nếu các bảng tính mà bạn tổng hợp có cùng một một cách trình bày.
2. Tổng hợp theo hạng mục
Phương pháp này yêu cầu Excel tổng hợp dữ liệu bằng cách tìm theo các tiêu đề hàng và cột trong mỗi bảng tính. Ví dụ, nếu có một bảng tính liệt kê doanh số Gizmo hằng tháng trong hàng 1, và một bảng tính khác liệt kê doanh số Gizmo hằng tháng trong hàng 5, bạn vẫn có thể tổng hợp dữ liệu miễn là cả hai bảng tính có một tiêu đề "Gizmo" ở đầu những hàng này.
Trong cả hai trường hợp, bạn xác định một hay nhiều dãy nguồn (dãy chứa dữ liệu mà bạn muốn tổng hợp) và một dãy đích (dãy mà bạn sẽ tổng hợp dữ liệu vào đó) Các bài tiếp theo đây sẽ trình bày chi tiết về cả hai phương pháp tổng hợp này.
Các bạn tiếp tục cập nhật nội dung bài viết Tổng hợp dữ liệu trên nhiều bảng tính Excel ở 2 bài bên dưới: