Bài viết liên quan: Cách lọc và xóa dữ liệu trùng nhau trong Excel, Cách lọc dữ liệu trên Excel 2007, 2010, 2013
Khi làm việc với Excel, chắc chắn không ít lần bạn đã từng tìm cách so sánh 2 file Excel có dữ liệu gì khác nhau. Việc so sánh dữ liệu là điều rất cần thiết, đặc biệt nếu bạn đang làm việc liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, tài chính, kế toán.
Hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn 5 cách so sánh 2 file Excel có dữ liệu gì khác nhau một cách đơn giản, nhanh chóng. Với hướng dẫn chi tiết các bạn có thể thực hiện thành công cách so sánh dữ liệu trùng trong 2 file, bảng Excel. Điều này sẽ giúp quá trình theo dõi, quản lý công việc chắc chắn sẽ trở nên tối ưu hơn, hiệu suất làm việc cũng vì vậy mà cải thiện.
1. So sánh 2 file Excel bằng View Side by Side
Với cách so sánh dữ liệu 2 file Excel có gì khác nhau bằng tùy chọn View Side by Side, sẽ thực hiện việc kiểm tra và so sánh 2 file excel nhanh chóng và dễ dàng.
Bạn hãy mở hai bảng Excel cần kiểm tra và xếp dữ liệu hiển thị theo chiều ngang hoặc dọc. Sau đó thì tiến hành so sánh theo quy trình sau:
- Bước 1: Trên file Excel, nhấn vào tab View và click chọn View Side by Side.
- Bước 2: Lúc này, để dễ dàng hơn cho việc so sánh, nhấn Arrange All để chỉnh lại cách hiển thị của hai bảng Excel. Tại đây, hãy nhấn vào tùy chọn Vertical và bấm OK để hai bảng hiển thị song song theo chiều dọc.
Nhấn Arrange All rồi chọn Vertical
- Bước 3: Bạn nhấn vào biểu tượng Enable Synchronous Scrolling để cuộn đồng thời hai file Excel. Nhờ đó mà việc kiểm tra sẽ trở nên đơn giản, giúp bạn nhanh chóng nhận ra điểm khác biệt của hai file.
Chọn Enable Synchronous Scrolling
Đến đây các bạn đã thấy kết quả 2 file excel được mở lên song song rất dễ dàng cho mình kiểm tra, đối chiếu dữ liệu một cách dễ dàng.
2. Cách so sánh dữ liệu 2 file Excel bằng hàm IF
Nếu 2 file, bảng Excel mà bạn cần kiểm tra có chứa nhiều dữ liệu, việc so sánh theo hai cách trên sẽ tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy, bạn có thể áp dụng theo phương pháp dưới đây để có thể tìm ra sự khác biệt nhanh chóng:
- Bước 1: Trên file Excel, bạn cho hai tệp dữ liệu cần so sánh vào bảng Sheet1 và Sheet2 như hình bên dưới. Tiếp theo, nhấn vào mục dấu + để mở một bảng mới ngay bên cạnh.
Cho 2 tệp dữ liệu cần so sánh vào cùng 1 file
- Bước 2: Nhấn chuột vào ô A1 của Sheet1 và Sheet 2. Sau đó tại ô A1 của bảng mới, bạn nhập hàm =IF(Sheet1!A1 <> Sheet2!A1, "Sheet1:"&Sheet1!A1&" vs Sheet2:"&Sheet2!A1, "") rồi nhấn Enter.
Nhập hàm để so sánh 2 file Excel
- Bước 3: Để so sánh điểm trùng lặp của hai bảng, bạn chỉ cần kéo chuột từ ô A1 cho đến hết vùng cần so sánh. Ngay lập tức, những dữ liệu khác biệt sẽ hiển thị tại đây.
Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra trùng lặp
3. Cách so sánh 2 trang tính trong cùng một bảng Excel
Nếu cảm thấy hàm IF quá phức tạp, bạn cũng có thể áp dụng cách so sánh hai trang tính (Sheet) nằm trên cùng một bảng Excel. Với cách này, bạn có thể tiến hành kiểm tra theo quy trình dưới đây:
- Bước 1: Trên file Excel, nhấn vào tab View và click chọn New Window để mở một cửa sổ mới.
Vào View chọn New Window
- Bước 2: Nhấn chuột vào Sheet1 tại cửa sổ đầu tiên và click vào Sheet2 ở cửa sổ còn lại.
Chọn các sheet dữ liệu cần so sánh
- Bước 3: Sau đó, bạn nhấn vào mục View Side by Side để màn hình hiển thị hai trang tính song song để tiện so sánh.
Nhấn vào mục View Side by Side
4. Cách so sánh 2 file Excel bằng Compare and Merge Workbooks
Ngoài áp dụng cách so sánh dữ liệu trùng trong 2 file Excel, nếu bạn cũng muốn hợp nhất hai bảng này lại với nhau thì hãy sử dụng Compare and Merge Workbooks. Với tính năng này, những chỗ khác biệt sẽ được làm nổi bật lên để bạn dễ dàng nhìn thấy, cụ thể:
- Bước 1: Tại file Excel, nhấn vào File, sau đó kéo xuống nhấn vào tùy chọn Options.
Vào File rồi chọn Options
- Bước 2: Click vào Quick Access Toolbar và chọn All Commands. Tiếp theo, trong danh sách xổ xuống thì hãy tìm và chọn mục Compare and Merge Workbooks, chọn Add và bấm OK để tiến hành xác nhận.
Vào Quick Access Toolbar chọn All Commands
- Bước 3: Trên trang Excel, hãy bấm chọn biểu tượng Compare and Merge Workbooks rồi chọn ra những file dữ liệu bạn muốn kiểm tra và hợp nhất trong cửa sổ mới.
Chọn biểu tượng Compare and Merge Workbooks
5. Cách so sánh 2 file Excel bằng định dạng có điều kiện
Một cách so sánh 2 file Excel có gì khác nhau mà bạn có thể tham khảo đó là dùng định dạng có điều kiện. Với việc áp dụng phương pháp này, bảng sẽ nhanh chóng làm nổi sự khác biệt của file, cụ thể:
- Bước 1: Bạn hãy chọn toàn bộ sheet cần làm nổi điểm khác biệt.
Chọn sheet dữ liệu cần tìm điểm khác biệt
- Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn vào Conditional Formatting và click chọn New Rule.
Vào Conditional Formatting và chọn New Rule
- Bước 3: Tại đây, bấm vào Use a formula to determine which cells to format, đồng thời điền hàm =A1<>Sheet2!A1 rồi click chọn Format.
Chọn Use a formula to determine which cells to format
- Bước 4: Khi cửa sổ mới hiển thị, bạn hãy nhấn vào tab Fill và chọn màu muốn làm rõ sự khác biệt, sau đó nhấn OK để hoàn thành.
Nhấn vào tab Fill và chọn màu để làm rõ điểm khác biệt
Lưu ý khi so sánh 2 file Excel
Khi áp dụng các cách so sánh dữ liệu trùng trong 2 file Excel, ngoài việc thực hiện theo từng bước thì bạn cũng cần phải lưu ý đến một số vấn đề quan trọng dưới đây. Những lưu ý này sẽ giúp cho quá trình so sánh đảm bảo tính chính xác và hiệu quả nhất, cụ thể:
- Định dạng dữ liệu: Hãy kiểm tra hai bảng cần so sánh để chắc chắn rằng các cột, hàng trong hai file có cùng kiểu định dạng. Ví dụ, với cột số liệu thì bạn cần đảm bảo chúng đều là số nguyên hay số thực,...
- Công thức và hàm: Khi sử dụng các hàm hay công thức để so sánh dữ liệu trong 2 file Excel, bạn cần đảm bảo mình đã tính toán hoặc nhập đúng hàm để không xảy ra kết quả sai khi so sánh.
- Chữ hoa chữ thường: Khi so sánh dữ liệu trên Excel, hệ thống sẽ không xem chữ hoa và chữ thường là điểm khác biệt. Tuy nhiên, trong trường hợp cần so sánh văn bản có tên người, tên địa danh hay tên sản phẩm,... bạn nên cẩn thận về chữ hoa, chữ thường để tránh bị sai chính tả.
- Kiểm tra lại: Sau khi đã so sánh sự khác biệt giữa hai file, bạn cũng cần phải kiểm tra lại một lần nữa về tính chính xác của những thay đổi đã vừa được cập nhật trên bảng.
Xin cảm ơn và chúc các bạn thành công !
Theo Hạnh Chu (cellphones.com.vn)